Cloud Backup

Waarom je nog steeds een back-up nodig hebt bij het gebruik van clouddiensten.

Velen plaatsen al hun bestanden in OneDrive of Google Drive ervan uitgaande dat hun bestanden onaantastbaar zijn (een cloud kan immers niet defect gaan zoals een lokale harde schijf) en slapen heerlijk zonder zich ergens zorgen over te maken. Sorry om je nachtrust te verstoren, maar een clouddienst is helaas geen back-up en biedt dus geen enkele garantie voor het behoud van data.

Een cloudoplossing is de ideale manier om bestanden, e-mail, agenda’s, etc te synchroniseren en te delen, maar het is géén back-up.

Wanneer de onweerswolken komen

Op het eerste zicht lijken je bestanden veilig wanneer je een clouddienst zoals Office 365 of G Suite gebruikt. Je vertrouwt op grote spelers zoals Microsoft en Google en verwacht dat ze tientallen kopieën hebben zodat je gegevens nooit meer verloren kunnen gaan. Door de bank genomen klopt dat, maar er kan nog steeds veel verkeerd gaan met je data. Stel je maar eens voor dat je een dienst voor cloudopslag (zoals OneDrive of Google Drive) zodanig hebt ingesteld dat die netjes alle bestanden synchroniseert naar je lokale harde schijf en vice versa. Alles gaat perfect en het leven is mooi, tot er zich plots een hardnekkig virus op je harde schijf nestelt en alle bestanden versleutelt. Die versleutelde bestanden worden vervolgens gewoon gesynchroniseerd en overschrijven zo de bestanden op je cloudopslag. En zo geschiedde, een cloud vol onbruikbare documenten. In het beste geval kan je via de versiegeschiedenis van clouddiensten wel een vorige versie uit betere tijden opvragen, maar daar gaat een enorme werklast mee gepaard.

Het lijkt een vergezocht scenario, maar ook als je niet getroffen wordt door een virus zijn er nog genoeg redenen waarom je bestanden niet 100% veilig zijn in de cloud. De grootste fouten zijn nog steeds menselijke fouten, dus wat als er per ongeluk een gebruiker belangrijke bestanden verwijdert van de online schijf. Die bestanden blijven weliswaar nog even behouden in een prullenbak waar ze eenvoudig hersteld kunnen worden, maar na een tijdje (of bij een tekort aan opslagruimte) worden ze permanent verwijderd. Wanneer het bestanden betreft die je maar een paar keer per jaar nodig hebt, is het dus mogelijk dat ze zonder jouw weet worden verwijderd en je niet meer genoeg tijd hebt om ze uit te prullenbak te redden.

Tot slot is de cloud geen magisch systeem waar al je data vrolijk en voor de eeuwigheid zal verblijven, klaar om door jou te worden opgeroepen. De cloud is een netwerk en bestaat uit servers, opslagmedia, koeling… kortom hardware. Net zoals alle hardware kunnen ook die componenten te wensen overlaten. Niemand is immers immuun voor technische problemen, helaas ook niet Google of Microsoft. De cloud kan falen en in dat proces mogelijk al je data mee de diepte insleuren. In de kleine lettertjes – die je uiteraard zorgvuldig hebt doorgenomen – zal te zien staan dat de providers niet verantwoordelijk zijn voor verloren data.

Voorbereiden voor de storm

Het moge dus duidelijk zijn dat er maatregelen dienen te worden voor een goede cloud backup. De gouden regel wanneer we spreken over back-ups is, dat je bestanden op 3 plaatsen beschikbaar moeten zijn, waarvan er twee op verschillende soorten media worden bewaard en er minstens eentje op een locatie buitenshuis staat, zoals de cloud. Iedere gebruiker van cloudopslag zoals OneDrive of Google Drive heeft er dus baat bij om een extra back-up te voorzien, maar vooral voor bedrijven zou het een no-brainer moeten zijn. Veel bedrijven maken ondertussen gebruik van zakelijke softwarepakketten zoals G Suite en Microsoft 365 waarbij praktisch hun hele bedrijf in de cloud staat. Een back-up is in dit geval essentieel en je hoeft er niet eens een netwerkbeheerder voor in dienst te hebben. Bel gewoon RICC en wij regelen dit voor u.

Data ownership

Een van de problemen die de kop komt opsteken bij het gebruik van de cloud is dat van ‘data ownership’ en vooral het gebrek eraan. Vaak wordt er een veelvoud aan cloudplatformen gebruikt waardoor het voor bedrijven gevaarlijk is om het overzicht te verliezen. Het voelt al snel alsof je je eigen bestanden niet meer in eigen beheer hebt. Zo hebben administrators er bijvoorbeeld moeilijk zicht op hoe lang verschillende versies van bestanden (en verwijderde bestanden) behouden blijven. RICC Active Backup voor Office 365 en G Suite biedt gemoedsrust door op te treden als centraal backup platform. Bedrijven krijgen zo de volledige controle terug over hun data en die van hun medewerkers.
Naast de RICC Cloudbackup adviseren we iedereen regelmatig een offline kopie te maken. Alles kan namelijk falen en zelfs de RICC Cloudbackup.

One to rule them all

Een cloudplatform bestaat meestal uit een groot aantal toepassingen: opslag, e-mails, kalender, contactpersonen … Er is dus nood aan een back-upsysteem dat in staat is om back-ups te voorzien voor elk van deze toepassingen. RICC Active Backup voorziet in deze nood en levert de mogelijkheden om een cloudplatform in zijn totaliteit te back-uppen.

Bestanden herstellen

Het voornaamste van een back-up is uiteraard dat je de bestanden ook kan herstellen indien nodig. Met RICC Active Backup voor Office 365 en GSuite kunnen onze administrators uw systeem herstellen tot wel 12 maanden na het deleten ervan. Essentieel hierbij is wel dat u zelf kan aangeven om welke data het gaat, want ook wij kunnen niets herstellen als u niet weet wat u mist…….